A raiz de un Twit de @carsenab, he recuperado el sistema GTD (getting things done). Unos lo llaman de productividad personal. Yo más bien lo llamaría de eficiencia, que es la mayor productividad, pero lo más importante, conseguirla con menos esfuerzo.

GTD.

Este sistema que se inventó el tal Allen (ver referencias al final) hace ya unos años tiene muchas variantes, pero en general propone una sistemática de anotaciones y seguimiento de todo lo que uno tiene que hacer.

 Creo necesario un sistema de este estilo porque:

A-    A todos se nos olvidan las cosas

B-    Se piensa mejor y se trabaja mejor si quitamos de nuestra memoria “las cosas pendientes”

C-    Organizarse cuando se tienen muchas cosas pendientes no es fácil: hace falta una ayuda. Papel y lápiz vale. Pero hay que buscar algún sistema más completo, y en ordenador o teléfono, resulta más práctico y completo.

Hay muchas aplicaciones diferentes, pero cualquiera de ellas, ha de ser fácil, simple y amigable. Lo común a todas es lo siguiente.

LAS BASES

1- Hay “tareas simples” de un solo paso, pero otras tareas son acciones parciales de una actividad más compleja. Algunos sistemas permiten tratar solamente acciones simples, y hay otros en los que se pueden agrupar en “proyectos”

2- Las “entradas” pueden ser anotaciones propias, correos recibidos, etc. Y el objetivo es tener el inbox siempre vacío. Y se vacía en un conjunto estructurado de tareas simples, de forma que en cada momento tengamos una lista clara y ordenada de qué tenemos que hacer ahora.

3- Es muy importante que, llegado el momento de ejecutar una tarea, tengamos a mano todos los antecedentes, datos y elementos que necesitamos para ello. Es imprescindible que todo ese material lo tengamos en un mismo “cesto”. Se necesita un espacio en la tarea o proyecto para ir acumulando de forma estructurada ese material, para el momento de la ejecución.

EL SISTEMA

Ha de ser posible ordenar las tareas por diversos criterios:

– Por fechas de vencimiento. Poniendo alarmas en calendario o no.

– Por importancia

– Por proyectos o actividades más complejos

– Por contextos: circunstancias o entorno que nos permitan realizarlas. (En la oficina, por telefono, en un cierto lugar, etc)

El esquema general es este, y cualquier aplicación informática debe permitir su desarrollo. Pero lo importante es tener claro el concepto (ver el esquema adjunto):

– los encargos, tareas, deberes,  o acciones complejas, se han de clasificar, ordenar y procesar.

– Dando lugar finalmente a una relacion ordenada y simple de tareas

Programas preparados para Android:

– Jorte. Es más bien calendario y la parte de tareas es muy simple

– Wunderlist. Tiene buena pinta. http://www.gw620.com/archives/710

– GTDAdenda, parece bastante completo. Tareas  calendario. http://www.gtdagenda.com/tour.php

Enlaces.

http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

http://canasto.es/productividad/

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